MIS ON APOSTILL?
Apostillida on vaja Eestis väljastatud ametlikke dokumente (nt koolidiplom, registriväljavõte, notariaalne volikiri), mida soovitakse kasutada välisriigis, mis on liitunud apostillikonventsiooniga.
Apostill on tunnistus, millega kinnitatakse dokumendile alla kirjutanud isiku pädevus.
Apostill kinnitatakse püsivalt dokumendi külge. Apostillida võib avaliku dokumendi
-
originaali,
-
notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja,
-
väljatrükki või väljavõtet.
Avalik dokument tuleb apostillida riigis, kus see on välja antud.
Alates 1. jaanuarist 2010 tegelevad Eestis avalike dokumentide apostillimisega notarid. Notarite kontaktandmed leiate veebilehelt https://www.notar.ee/et/notarid/nimekiri.
MIS ON E-APOSTILL?
Alates 1. detsembrist 2017 on kasutajatele avatud e-apostilliregister ja selle iseteenindusportaal, link www.notar.ee/apostill. Need lihtsustavad apostillide taotlemist, väljastamist ja kontrollimist ning dokumentide riikidevahelist ringlust.
Iseteenindusportaalis on võimalik Eestis väljastatud ametlike dokumentide apostillimiseks esitada taotlus. Seda tehes on valida nelja eri apostilliliigi vahel:
1) paberdokumendi kinnitamine paberapostilliga;
2) paberdokumendi kinnitamine e-apostilliga;
3) digitaalse dokumendi kinnitamine paberapostilliga;
4) digitaalse dokumendi kinnitamine e-apostilliga.
Nende liikide hulgast saab valiku teha olenevalt sellest, millisel kujul on apostillitav ametlik dokument väljastatud, ning sellest, kas vastuvõtja (sihtriigi ametnik või muu isik) on valmis e-apostilliga kinnitatud dokumenti vastu võtma.
Pärast seda, kui notar on dokumendile apostilli väljastanud, saab edastada vastuvõtjale (nt teise riigi ametiasutusele) lingi Eesti e-apostilli registrile, mille kaudu on võimalik apostilli kehtivust kontrollida ning näha ka dokumenti, mis on apostilliga kinnitatud*.
E-apostilli on notar digitaalselt allkirjastanud ning registri kaudu dokumentide avamiseks ei ole vaja lisaprogramme alla laadida. Seetõttu on registri kaudu edastamine nii kodanikule kui ka dokumenti vastuvõtvale asutusele mugav. Samas on olemas ka võimalus, et digitaalselt allkirjastatud e-apostill edastatakse vastuvõtjale e-posti teel, kuid sellisel juhul tuleb veenduda, et vastuvõtjal on digitaalselt allkirjastatud dokumenti võimalik avada (on alla laetud vastav programm http://id.ee/ (EE)).
Andmekaitse ja turvalisuse huvides on taotlejal endal võimalik apostillitava dokumendi sisu nähtavust apostilliregistri iseteenindusportaalis või notari kaudu muuta. Samas on oluline meeles pidada, et e-apostilli väljastamisel peab vähemalt vastuvõtja poolt dokumendi ja apostilli kehtivuse kontrollimise hetkel olema dokument talle nähtavas olekus — vastasel juhul ei ole vastuvõtjal võimalik tutvuda dokumendiga, mis on mõeldud talle esitamiseks, ega selle kohta väljastatud apostilli olemasolus ja kehtivuses veenduda.
MIS ON AVALIK DOKUMENT?
Avalik dokument on:
1) haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms);
2) kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, kohtutäituri dokument vms);
3) väljavõte registrist;
4) notari või vandetõlgi dokument.
KAS APOSTILLIDA DOKUMENDI ORIGINAAL VÕI ÄRAKIRI?
Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab kinnitatud ärakirjast.
Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal.
Ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.
KAS APOSTILLITUD DOKUMENTI ON VAJA TÕLKIDA?
Apostillitud dokumendile lisatakse üldjuhul ka kinnitatud tõlge vastava välisriigi aktsepteeritud keelde. Dokumendi tõlkimiseks tuleb pöörduda vandetõlgi poole.
Kui teise Euroopa Liidu liikmesriiki soovitakse esitada perekonnaseisu, perekonnasündmust või kodakondsust tõendavat dokumenti, elusoleku tõendit, alalise elu- või asukoha tõendit või karistusregistri väljatrükki, ei ole dokumendi tõlkimine vajalik, kui see on koostatud sellises keeles, mida dokumendi sihtriigis aktsepteeritakse ametliku keelena. Samuti ei ole dokumenti vaja tõlkida, kui selle kohta on välja antud Euroopa Liidu standardvorm vastavalt määrusele 2016/1191. Standardvorme väljastatakse selles Euroopa Liidu riigis, kus on välja antud perekonnaseisu või perekonnasündmust tõendav dokument, elusoleku tõend või karistusregistri väljatrükk.
Eestis väljastavad perekonnaseisu, perekonnasündmust või kodakondsust tõendavat dokumendi ja elusoleku tõendi kohta Euroopa Liidu standardvorme maakonnakeskuse kohaliku omavalitsuse perekonnaseisuametnikud koos vajaliku dokumendiga. Karistusregistri väljatrükkide puhul väljastab standardvormi Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK).
Teistes Euroopa Liidu liikmesriikides väljastatud perekonnaseisu, perekonnasündmust või kodakondsust tõendavat dokumenti, elusoleku tõendit või karistusregistri väljatrükki võib Eesti ametiasutustele esitada vastavalt Euroopa Liidu määrusele 2016/1191 eesti, inglise või vene keeles ning nende tõlkimist ei tohi nõuda. Kui dokumendid on koostatud mõnes muus keeles, kuid nende kohta on välja antud Euroopa Liidu standardvorm, siis ei ole samuti dokumenti vaja tõlkida.
KUIDAS ESITADA NOTARILE TAOTLUST AVALIKU DOKUMENDI APOSTILLIMISEKS?
Dokumendi apostilliga kinnitamise taotleja esitab notarile:
-
taotluse
Apostilliga kinnitamise taotlus (eesti keeles) (PDF)
Apostilliga kinnitamise taotlus (inglise keeles) (PDF)
Apostilliga kinnitamise taotlus (vene keeles) (PDF)
-
apostillimist vajava dokumendi.
Taotluse ja dokumendi võib edastada isiklikult, posti teel, e-postiga või iseteenindusportaali kaudu.
NB! Notar saab taotluse menetlusse võtta ainult juhul, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument.
KUIDAS NOTAR APOSTILLITUD DOKUMENDI VÄLJASTAB?
Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist postiga, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil.
KUI PALJU MAKSAB AVALIKU DOKUMENDI APOSTILLIMINE?
-
Notari tasu on 27,27 eurot (koos käibemaksuga).
-
Postiga apostillitud dokumendi tagasisaatmisel lisandub postiteenuse tasu.
APOSTILLI SIHTRIIGID
Avalik dokument on vaja apostillida, kui seda soovitakse kasutada riigis, mis on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga (välja arvatud riigid, millega on sõlmitu erikokkulepped, vaata järgmine alapealkiri, punktid 1 ja 2). Eesti suhtes jõustus konventsioon 30. septembril 2001. Konventsiooniga ühinenud riikide loetelu saab avada veebilehelt vt http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41 (PHP).
Kui teise Euroopa Liidu liikmesriiki soovitakse esitada perekonnaseisu, perekonnasündmust või kodakondsust tõendavat dokumenti, elusoleku tõendit või karistusregistri väljatrükki, ei ole dokumentide apostillega kinnitamine Euroopa Liidu määruse 2016/1191 järgi vajalik. Küll aga on kodanikul õigus nimetatud dokumendi apostilliga kinnitamist taotleda, kui ta seda soovib.
Kui avalik dokument on kord juba apostilliga kinnitatud, on seda võimalik kasutada kõigis konventsiooniga ühinenud riikides.
MILLIST AVALIKKU DOKUMENTI EI APOSTILLITA?
Apostillimisele ei kuulu avalik dokument,
-
mida soovitakse kasutada riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu
Õigusabilepingud leiate järgmiste linkide kaudu:
Leedu, Läti - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13099214&replstring=3 (JSP)
Venemaa - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13141764&replstring=33 (JSP)
Ukraina - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13119066&replstring=33 (JSP)
Poola - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=79090&replstring=33 (JSP)
Võõrkeeltes õigusabilepingud saate avada siit:
Venemaa õigusabileping vene keeles (PDF)
Läti ja Leedu õigusabileping läti ja leedu keeles (5.52 MB, PDF)
Ukraina õigusabileping ukraina keeles (PDF)
Poola õigusabileping poola keeles (PDF)
-
mis on väljastatud riigis, mis kohaldab Euroopa Ühenduse liikmesriikide dokumentide legaliseerimisest loobumise konventsiooni. Hetkel kohaldavad konventsiooni peale Eesti veel Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa, Itaalia ja Läti. Seega nendesse riikidesse esitatavaid ja sealt saabuvaid avalikke dokumente ei apostillita. Link konventsioonile: https://www.riigiteataja.ee/akt/206082013002 .
Brüsseli dokumentide legaliseerimist loobumise konventsioon inglise keeles (PDF)
-
mida soovitakse kasutada riigis, kes ei ole ühinenud Haagi konventsiooniga. Sellisel juhul tuleb dokument legaliseerida (vaata lähemalt Välisministeeriumi veebilehelt, link http://www.vm.ee/?q=et/node/4810 (EE)).
-
mis on hõlmatud 2012. aasta juulis jõustunud Eesti ja Soome vahelise rahvastikuregistri dokumentide legaliseerimisnõude tühistamise kokkuleppega. Sellest tulenevalt ei nõuta enam perekonnaseisuandmete (ja Soome puhul kiriku liikmeregistri) väljavõtete apostillimist. Sellisteks inglise keeles väljastatavateks väljavõteteks on sünni-, surma-, abielu-, abielulahutuse tõendi, abieluvõime-, nimemuutuse tõendi ja rahvastikuregistri väljavõtted. Alates 1. jaanuarist 2018 väljastavad nimetatud väljavõtteid kõik maakonnakeskuste kohaliku omavalitsuse üksused.
-
mis on väljastatud perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise Viini konventsiooni alusel, mille järgi aktsepteeritakse perekonnaseisuaktide mitmekeelseid väljavõtteid ilma apostillita. Konventsiooniga on peale Eesti ühinenud veel Austria, Belgia, Bosnia, Horvaatia, Prantsusmaa, Saksamaa, Itaalia, Leedu, Luxembourg, Makedoonia, Moldova, Montenegro, Holland (Euroopa territoorium), Poola, Portugal, Serbia, Sloveenia, Hispaania, Šveits ja Türgi. Link konventsioonile: https://www.riigiteataja.ee/akt/202052012001.
-
mille on väljastanud diplomaatiline või konsulaaresindaja;
-
mis on väljastatud Euroopa Liidu Nõukogu määruste alusel, sh
1) EL Nõukogu määruse (EÜ) nr 2201/2003 (mis käsitleb kohtualluvust ning kohtuotsuste tunnustamist ja täitmist kohtuasjades, mis on seotud abieluasjade ja vanemliku vastutusega) alusel;
Ava määrus lingilt EL Nõukogu määrus nr 2201/2003
2) Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse (EL) nr 1215/2012 (kohtualluvuse ning kohtuotsuste tunnustamise ja täitmise kohta tsiviil- ja kaubandusasjades) alusel;
Ava määrus lingilt Nõukogu määrus nr 1215/2012
3) Euroopa Parlamendi ja Euroopa Liidu Nõukogu määruse (EL) nr 650/2012 (nn Euroopa pärimismäärus; käsitleb kohtualluvust, kohaldatavat õigust ning otsuste tunnustamist ja täitmist, ametlike dokumentide vastuvõtmist ja täitmist pärimisasjades ning Euroopa pärimistunnistuse loomist) alusel;
Ava määrus lingilt Euroopa Parlamendi ja Euroopa Liidu nõukogu määrus nr 650/2012
4) Euroopa Liidu Nõukogu määruse (EÜ) nr 4/2009 (kohtualluvuse, kohaldatava õiguse, kohtuotsuste tunnustamise ja täitmise ning koostöö kohta ülalpidamiskohustuste küsimustes) alusel;
Ava määrus lingilt Euroopa Liidu Nõukogu määrus nr 4/2009
5) Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2016/1191 alusel, millega edendatakse kodanike vaba liikumist, lihtsustades teatavate avalike dokumentide Euroopa Liidus esitamise nõudeid. Määrus kohaldub alates 16.02.2019 ja selle alusel ei pea apostillima teise EL-i liikmesriiki esitatavad dokumente, mille eesmärk on tõendada määruse artikli 2 punktis 1 nimetatud asjaolusid (sünd, elusolek, surm, nimi, abielu, sealhulgas abieluvõime ja perekonnaseis, abielulahutus, abielu kehtetuks tunnistamine, registreeritud kooselu, vanemlus, lapsendamine, alaline asukoht ja/või elukoht, kodakondsus, karistusregistrikande puudumine). Kui kodanik sellele vaatamata soovib ülalnimetatud dokumendi apostilliga kinnitamist, on tal õigus seda taotleda.
Ava määrus lingilt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/1191
Samuti ei kuulu apostillimisele
1) kaubandus- või tollimenetlusega vahetult seotud haldusdokument;
2) rikutud dokument (kulunud, kortsunud, parandatud, veega rikutud dokument, dokument, millel on kaaned liimist lahti vms);
3) originaaldokument, millel puudub allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (nt Eestis 1941–1992 välja antud perekonnaseisu tunnistused); dokumendi omanikul on võimalik taotleda dokumendi välja andnud asutusest uus dokument või tõendada asjaolu rahvastikuregistri kinnitatud väljatrükiga.
NB! Notar ei või apostillida enda tõestatud või kinnitatud dokumenti, kuid seda saab teha teine notar (sh teine samas büroos töötav notar).
RIIGIEKSAMITUNNISTUSTE APOSTILLIMISE ERISUSEST
Alates 1997. aastast väljastatud gümnaasiumi lõputunnituste puhul on nõutav ka riigieksamitunnistuse olemasolu. Alates 15.06.2009 vormistatakse riigieksamitunnistus vaid elektrooniliselt ja kinnitatakse Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse digitaalse templiga. Notarid saavad riigiportaali kaudu riigieksamitunnistuse välja trükkida.
Notari tasud on kehtestatud notari tasu seadusega. Notari tasude kalkulaator aitab saada ülevaadet toimingutega kaasnevatest kuludest. Kalkulaatoris toodud summad sisaldavad käibemaksu.
Vali tehingu liik
Kinnisvara ostu-müügi puhul sõltub notari tasu kinnisvara müügihinnast ning olemasolevate ja seatavate hüpoteekide suurusest.
Sisesta müügihind
Sisesta objekti väärtus
Ligikaudne tehingu maksumus
| Toiming | Notaritasu (EUR) |
|---|---|
| Abielu sõlmimine (sh abielu avalduse vastuvõtmine, nõustamine ja kande koostamine) | 78,08 |
| Kooselulepingu sõlmimine |
244,00 |
| Abielu või kooselulepingu sõlmimine väljaspool bürood | Kokkuleppel |
| Abielu lahutamine (sh lahutuse avalduse vastuvõtmine, nõustamine ja kande koostamine) | 78,08 |
| Abieluvaraleping - miinimum notari tasu | 73,20 |
| Abieluvaraleping - notari tasu registrikaardi avamisel | 30,50 |
| Abieluvaraleping - notari tasu kande muutmisel | 14,64 |
| Ühisvara jagamine Notari tasu arvestatakse tehingu väärtuse alusel |
Notari tasule lisanduvad tasud ärakirjade valmistamise eest
Pärimismenetlusega võib kaasneda muid kulusid, mis sõltub asjaoludest ja mille saate teada konkreetset pärimisasja lahendavalt notarilt
Notari tasule lisanduvad tasud ärakirjade valmistamise eest
| Toiming | Notaritasu (EUR) |
|---|---|
| Testamendi tegemine - notari tasu testamendi tõestamise eest | 39,71 |
| Testamendi tegemine - notari tasu abikaasade vastastikuse testamendi tõestamise eest | 50,63 |
| Pärimismenetlus - pärimismenetluse algatamise avaldus | 77,96 |
| Pärimismenetlus - pärimistunnistuse väljastamise tasu | 124,75 |
Vali tehingu liik
Kohtu registriosakonnale esitatava kandeavalduse projekti koostamise, avalduse esitaja allkirja kinnitamise ja avaldusest digitaalse ärakirja väljastamise eest on tasu 42,90 €
Sisesta müügihind
Sisesta nimiväärtus
Sisesta osakapital
Ligikaudne tehingu maksumus
| Toiming | Notaritasu (EUR) |
|---|---|
| Apostillimine | 27,27 |
Kui apostilliga kinnitatud dokumenti soovitakse kätte saada posti teel, lisandub apostillimise tasule postikulu
Alltoodud tasud on indikatiivsed: näiteks väljatrüki puhul sõltub notari tasu ka sellest, millisest registrist väljatrükke tehakse, samuti sellest, kas tegemist on paberil või digitaalse väljatrükiga. Samuti erinevad tasud erinevate asjaolude (nt isiku teatud kohas viibimise või elusoleku) kinnitamisel. Tasud on sätestatud notari tasu seaduse §-s 31
| Toiming | Notaritasu (EUR) |
|---|---|
| Väljatrükk | 3,89 lk (max 38,98) |
| Ärakiri | 3,89 lk (max 38,98) |
| Digitaalse ärakirja väljastamine | 15,30 |
| Allkiri ja allkirjanäidis | 15,56 |
| Notariaalselt kinnitatava avalduse projekti koostamine | 22,20 |
| Kohtu kinnistus- või registriosakonnale esitatava avalduse projekti koostamine, avalduse esitaja allkirja kinnitamine ja avaldusest digitaalse ärakirja väljastamine | 43,62 |
| Kui avalduse esitajaid on mitu, lisandub tasule alates teisest isikust tema allkirja kinnitamise tasu | 7,75 |
| Toiming | Notaritasu (EUR) |
|---|---|
| Notari tasu pensioni, elatusraha, elatise või toetuse vastuvõtmiseks volituse tõestamise eest | 3,89 |
| Notari tasu füüsilise isiku muu volituse tõestamise eest | 31,11 |
| Notari tasu juriidilise isiku volituse tõestamise eest | 60,02 |
Selgituseks
Apostilliregister ja selle iseteenindusportaal asub veebilehel www.notar.ee/apostill.
Register koos iseteenindusportaaliga lihtsustab apostillide taotlemist, väljastamist ja kontrollimist ning dokumentide riikidevahelist ringlust.
Iseteenindusportaalis on võimalik Eestis väljastatud ametlike dokumentide apostillimiseks esitada taotlus. Seda tehes on valida nelja eri apostilliliigi vahel:
1) paberdokumendi kinnitamine paberapostilliga;
2) paberdokumendi kinnitamine e-apostilliga;
3) digitaalse dokumendi kinnitamine paberapostilliga;
4) digitaalse dokumendi kinnitamine e-apostilliga.