Andmekaitse

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE JA ANDMEKAITSE

Notarite ametitegevuse raames töödeldavad andmed on kaitstud Euroopa Liidu õigusaktides ja Eesti Vabariigi seadustes ning muudes õigusaktides toodud nõuetega.

Isikuandmete kogumine ja kasutamine

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

Ametitoimingu õigsuse tagamiseks töötlevad ja koguvad notarid isikuandmeid vaid seaduses ning teistes õigusaktides ettenähtud juhtudel ja korras. Notari poolt isikuandmete töötlemist reguleerivad peamiselt notariaadiseadus ja notariaadimäärustik, samuti lähtub notar Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusest (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) ja isikuandmete kaitse seaduses toodud üldistest reeglitest.

Ametitoimingute tegemisel teevad notarid päringuid rahvastikuregistrisse ning Politsei- ja Piirivalveameti andmebaasi, eesmärgiga tuvastada toimingus osaleja isikusamasus, isikut tõendava dokumendi ehtsus ja kehtivus, perekonnaseis jt muud tehingu kehtivuse seisukohast olulisi õiguslikke asjaolusid.

Õiguse eelnimetatud registritesse päringute tegemiseks annab notariaadiseaduse § 31 lõige 1, täpsemalt on registrite kasutamise kord reguleeritud notariaadimäärustiku §-des 47 ja 54.

Muude andmete kogumine

Peale isikuandmete töötlevad ja koguvad notarid ka muid andmeid, näiteks andmeid tehinguga seotud kinnisasjade, äriühingute ja sõidukite kohta. Andmete saamisel on allikateks peamiselt avalikud elektroonilised registrid ja kliendid, kes notarile konkreetse ametitoiminguga seotud infot esitavad.

Isikuandmete töötlemise põhimõtted ning nende kaitse ja turvalisus

Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev. Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt.

Kui tegemist ei ole alatiselt säilitatavate andmetega, siis säilitatakse isikuandmeid ainult ettenähtud säilitustähtaja jooksul ja seejärel need kustutatakse.

Isikuandmete töötlemisel kasutatakse turvameetmeid, mis kaitsevad neid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise, hävimise eest.

Notar rakendab erinevaid ettevaatusabinõusid ja turvameetmeid (sh administratiivsed, tehnilised ja füüsilised meetmed) kliendi isikuandmete kaitsmiseks, nende turvalisuse tagamiseks ning ebaseadusliku juurdepääsu, juhusliku kaotamise või hävimise vältimiseks. Juurdepääs andmete töötlemiseks ja muutmiseks on ainult notaril ja notari poolt volitatud bürootöötajatel.

Kui leiate, et Teie isikuandmeid on töödeldud põhjuseta või õigusvastaselt, siis palume sellest esimesel võimalusel Notarite Kojale teada anda. Samuti võib Notarite Kojaga ühendust võtta kõigi andmetöötluse kohta tekkivate küsimuste korral.

Füüsilise isiku õigused

Kõikide isikuandmete osas, mida notarid ametitegevuse raames koguvad, on inimestel alljärgnevad õigused.

• Õigus oma andmetega tutvuda

Füüsilisel isikul on õigus saada kinnitust selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ja kui töödeldakse, siis õigus nõuda nende väljastamist. Tutvumiseks peate esitama vastava taotluse. Isikuandmeid väljastades peab notar olema veendunud inimese isikusamasuses. Seetõttu peate taotluse omakäeliselt notari või notaribüroo juuresolekul või digitaalselt allkirjastama. Andmed väljastatakse Teie soovitud viisil nii kiiresti kui võimalik, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul alates Teie taotluse saamisest. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik andmeid väljastada, teavitame Teid sellest ja pikendame vastamise tähtaega kuni kahe kuu võrra.

• Õigus saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta

Teil õigus saada teada, mis on nende kogumise eesmärk, kellele on Teie isikuandmeid avalikustatud või avalikustatakse, kui kaua andmeid säilitatakse ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud Teilt endalt, siis teave nende allika kohta.

Õigust oma andmetega tutvuda ja saada teavet isikute kohta, kellele oleme Teie isikuandmeid edastanud, tohib piirata, kui andmete või teabe väljastamine võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi.

• Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Kui avastate, et Teie kohta käivad andmed on ebaõiged ja ei vasta tegelikkusele, on Teil õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või andmete täiendamist. Selleks tuleb esitada vastav omakäeline või digitaalselt allkirjastatud taotlus ning lisada sellele oma taotlust põhjendavad tõendid ja asjaolude kirjeldus.

• Õigus nõuda andmete töötlemise piiramist ja lõpetamist

Kui Teie isikuandmete töötlemiseks, avalikustamiseks, teatud eesmärgil kasutamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks ei ole (enam) seaduslikku alust, saate nõuda andmete kasutamise piiramist, lõpetamist või kustutamist, andmete avalikustamise või andmetele juurdepääsu võimaldamise piiramist või lõpetamist. Selleks tuleb esitada omakäeline või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

• Õigus esitada vastuväited

Teil õigus esitada vastuväiteid Teie isikuandmete töötlemise kohta. Selleks tuleb esitada omakäeline või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

• Õigus pöörduda andmekaitse järelevalveasutuse ja/või halduskohtu poole

Juhul kui leiate, et isikuandmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi ja vabadusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse.

Isikuandmete töötlemise rikkumised

Notarite Koda dokumenteerib kõik isikuandmetega seotud rikkumised, sealhulgas rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed. Teavitame rikkumisest järelevalveasutust (Andmekaitse Inspektsioon) põhjendamatu viivituseta ja võimaluse korral 72 tunni jooksul pärast sellest teada saamist, välja arvatud juhul, kui rikkumine ei kujuta endast tõenäoliselt ohtu füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele. Suure ohu puhul andmesubjekti õigustele ja vabadustele teavitatakse andmesubjekti. Järelevalveasutus (Andmekaitse Inspektsioon) võib hinnata, et andmesubjektide teavitamine pole vajalik.

Teabe ja isikuandmete taaskasutamine

Teatud juhtudel on võimalik avalikku teavet taaskasutada ehk kasutada seda mingil muul ärilisel või mitteärilisel eesmärgil kui teabe kogumise algne eesmärk.

Andmeid, mis on kaitstud notari saladusega, ei ole õigus taaskasutada. Kui leiate, et isikuandmete töötlemisel rikutakse teie õigusi ja vabadusi, on teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse.

Info saamine riigiportaali teenuste abil

Kõigil riigiportaali (www.eesti.ee (EE)) kasutajatel on andmejälgija teenuse kaudu võimalik saada infot selle kohta, kui notar on töödelnud nende isikuandmeid. Reeglina kuvatakse kasutajale isikuandmeid töötlenud notari nimi. Ka juhul, kui andmejälgija teenus näitab isikuandmete päringu tegijana Notarite Koda, on päring tehtud seoses notari ametitoiminguga mõnest notaribüroost. Vajadusle on päringu tegemise põhjuse väljaselgitamiseks võimalik pöörduda otse notari või Notarite Koja poole. 

Riigiportaali teenuse „Minu notariaalsed dokumendid“ abil võimalik näha ja alla laadida kõiki alates 23.11.2009 notariaalselt tõestatud dokumente (s.h lepinguid, volikirju, avaldusi). Täpsemat infot teenuse kasutamise kohta leiate lingilt Notariaalsete dokumentide ärakirjad.

Riigiportaali teenuste kasutamiseks tuleb portaali siseneda ID-kaardi või Mobiil-ID abil.

Kui Teie isikuandmed on kantud abieluvararegistrisse

Notarite Koda on abieluvararegistri vastutav töötleja (abieluvararegistri seaduse § 2 lõige 11).

Abieluvararegistri eesmärk on võimaldada kolmandatele isikutele teavet abikaasadevahelise varasuhte ning sellest tulenevate õiguste ja kohustuste kohta.

Abieluvararegistri seaduse alusel kantakse abieluvararegistri registrikaardile järgmised andmed:
1) registrikaardi number;
2) abikaasade ees- ja perekonnanimed;
3) mõlema abikaasa isikukood, selle puudumisel sünniaeg;
4) kande jooksev number;
5) seaduses sätestatud juhtudel varasuhte liik, varasuhte muutmine või lõppemine, samuti esemed või teatavasse liiki kuuluvad esemed, mis on abieluvaralepinguga tunnistatud ühisvaraks või lahusvaraks;
6) abikaasade varaliste õiguste suhtes välisriigi või Eesti õiguse kohaldamine;
7) kande alus, kande tegemise kuupäev, kande teinud isiku nimi ja ametinimetus ning märked;
8) muud seaduses sätestatud andmed.

Igaüks võib abieluvararegistri registrikaardile kantud andmetega tutvuda ja saada nendest väljatrükke.

Abieluvararegistri registrikaardi andmetega saab tutvuda veebilehel https://abieluvararegister.rik.ee/ (EE) ning andmetega tutvumiseks tuleb end identifitseerida ID-kaardi või mobiil-ID abil. Andmetega tutvumine veebilehel on tasuta.

Abieluvararegistri volitatud töötlejad on abielu sõlmimise kinnitanud või vaimuliku kinnitatud abielu paberil abielukandelt andmehõive teinud perekonnaseisuametnikud, notarid ning Registrite ja Infosüsteemide Keskus.

Seega võivad kõikidele abieluvararegistrisse kantud andmetele juurdepääsu saada vastutava töötleja, volitatud töötleja ja/või halduri töötajad, kui selline vajadus tuleneb nende tööülesannetest.

Tulenevalt abieluvararegistri seadusest säilitatakse abieluvararegistrisse kantud andmeid, abieluvaralepinguid, kohtulahendeid ja muid kande aluseks olevaid dokumente elektrooni-liselt tähtajatult.

Kui Teie isikuandmed on kantud E-notari infosüsteemi

E-notar on Notarite Kojale kuuluv infosüsteem, mida kasutavad kõik Eesti notarid. Tegemist on notari töövahendiga, mis on notarile abiks ametitoimingute tegemiseks vajalike dokumentide koostamisel ja registripäringute tegemisel. E-notar sisaldab ka notari digitaalset arhiivi, milles säilitatakse notariaalakti digitaalselt allkirjastatud ärakirju, samuti notari ametitoimingu alusdokumente, ametitegevuse raamatut ja hoiustamise raamatut.

Tulenevalt notariaadiseaduse § 3 lõikest 1 on notar kohustatud saladuses hoidma talle seoses ametitegevusega teatavaks saanud andmed. See kohustus jääb püsima ka pärast notari ametist lahkumist ning laieneb notaribüroo töötajatele, tõlkidele ning teistele isikutele, kellel on juurdepääs nimetatud andmetele.

Eelnimetatud paragrahvi 2. lõike kohaselt annab notar andmeid oma ametitoimingute kohta ainult neile isikutele, kelle ülesandel või kelle suhtes ametitoimingud tehti, või nende esindajatele. Kohtu nõudmisel annab notar andmeid ametitoimingute kohta neis kriminaal-, tsiviil- või haldusasjades, mis on kohtu menetluses. Kohtu määruse alusel annab notar andmeid oma ametitoimingute kohta uurimisorganitele.

Vastavalt notariaadiseaduse § 44(1) lõikele 4 laieneb notari saladuse hoidmise kohustus ka e-notarisse salvestatud andmetele. Notarite Koda ja notarid tagavad e-notari andmekaitse.

Notaril on e-notaris juurdepääs ainult enda salvestatud andmetele. Teise notari salvestatud andmeid võib notar kontrollida juhul, kui talle on tõestamistoimingu alusena esitatud teise notari tehtud notariaalakt või -märge.

Tulenevalt notariaadiseaduse § 16 lõikest 1 kuuluvad ametitoimingute käigus notari ning notari asendaja poolt koostatud ja seaduse kohaselt säilitatavad dokumendid riigile.

Notari ametitoimingute käigus loodud dokumentide säilitustähtajad on sätestatud justiitsministri 19. juuni 2009. a määruse nr 23 „Notariaadimäärustik“ lisas nr 2 „Notaridokumentide näidisloetelu“.

Andmete töötlemine kaugtõestamisel 

Kaugtõestamine viiakse läbi videosilla vahendusel iseteenindusportaalis (iseteenindus.notar.ee) ning selles osaleja isikusamasuse tuvastamiseks kasutatakse Veriffi näotuvastusteenust (https://www.veriff.com/et).

Notaril on õigus kaugtõestamise protsessi salvestada ja salvestis säilitada.

Salvestamisega kaasneval isikuandmete töötlemisel on vastutavaks töötlejaks Notarite Koda. Salvestamise eesmärgiks on isikusamasuse tuvastamine protsessi usaldusväärsuse ja andmete hilisema kontrollimise võimaluse tagamine (õiguslik alus: tõestamisseaduse § 10, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse § 31 ja § 47 lõige 6). Salvestisel sisalduvaid isikuandmeid säilitatakse 10 aastat.

Lisainfo kaugtõestamise käigus isikuandmete töötlemise kohta: https://www.notar.ee/et/teabekeskus/kaugtoestus .

Andmete töötlemine Notarite Koja veebilehe külastamisel

Kui te külastate meie veebilehte, siis kogume teie kohta järgmiseid andmeid:

• Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress);
• Teie kasutatava arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon;
• veebilehe külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta). 

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega ning neid kasutatakse üksnes isikustamata kujul. Andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.

Andmeid säilitame 6 kuu jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse. Andmetele võivad lisaks meie töötajatele juurdepääsu saada Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) töötajad, kellel on selleks meie info- ja sidesüsteemide ekspluatatsiooni ning hoolduse korraldamise ja teostamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. Muudele isikutele/asutustele võime Teie andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Notarite Koja iseteenindusportaali kasutamisel salvestuvad järgmised andmed: kasutaja nimi, isikukood ja viimane sisselogimise aeg.

KONTAKTANDMED
Täiendavat infot isikuandmete töötlemise kohta saate Notarite Koja andmekaitsespetsialistilt
Kaitti Persidskilt.
E-post: kaitti.persidski@notar.ee
Telefon: +372 617 7903