Teabekeskus / Notarite Koja aktid / Volikirja alusel tegutseva esindaja ning eraõigusliku juriidilise isiku seadusjärgse esindaja esindusõiguse tuvastamise juhend

Volikirja alusel tegutseva esindaja ning eraõigusliku juriidilise isiku seadusjärgse esindaja esindusõiguse tuvastamise juhend

Kinnitatud Notarite Koja koosolekul 26.03.2010.

1. Notar tuvastab toimingus osaleja esindusõiguse olemasolu notariaalse tõestamise korral. Notariaalse kinnitamise korral notar esindusõiguse olemasolu ei tuvasta, välja arvatud juhul, kui esindusõigus on notariaalse kinnitamise objektiks.

2. Notar märgib notariaalakti esindusõiguse aluse ning selgituse, kuidas ta selle tuvastas.

Volikirja alusel tegutsev esindaja

3. Volikirja alusel tegutseva esindaja volituste kontrollimisel lähtub notar volikirja tekstist tulenevast volituse ulatusest. Notar ei kontrolli notariaaltoimingu tegemisel volikirja andmise aluseks oleva õigussuhte (käsundusleping või muu kokkulepe) kehtivust ega selle tingimuste täitmist esindaja poolt.

4. Volikirja kehtivuse kontrollimiseks notar:
• tuvastab esindusõiguse aluseks oleva volikirja originaali või algärakirja alusel esindusõiguse olemasolu ning säilitab volikirja koopiat koos notariaalakti originaaliga elektrooniliselt või paberkandjal vastavalt notariaadimäärustikus sätestatule;
• teeb notariaalakti tõestamise päeval päringu väljaande Ametlikud Teadaanded elektroonilisse andmebaasi alajaotustes "Volituse tühistamise teade" ja "Volikirja kehtetuks tunnistamise teade" kirjutades märksõna lahtrisse alternatiividena esindatava ja esindaja nimed;

• esitab kahtluse korral volikirja tõestanud notarile järelepärimise volikirja ehtsuse kindlakstegemiseks.

5. Edasivolitamise korras välja antud volikirja alusel tegutseva esindaja korral ei nõuta esialgse volikirja, mille alusel edasivolitamise volikiri on välja antud, originaali või algärakirja esitamist, vaid ainult edasivolitamise korras välja antud volikirja originaali või algärakirja esitamist.

6. Volikirja kehtetuks kuulutamise või tühistamise avalduse tõestamisel teatab avalduse tõestanud notar sellest avalduse tõestamise päeval Notarite Kojale e-posti või faksi teel ning avaldab vastava teate väljaande Ametlikud Teadaanded elektroonilises andmebaasis.


Juriidilise isiku seadusjärgne esindaja

7. Notar kontrollib Eesti Vabariigis peetavasse registrisse kantud juriidilise isiku seadusjärgse esindaja (juhatuse liikme, prokuristi, täisosaniku või likvideerija jne) volitusi notariaalakti tõestamise päeval kohtute registriosakondade keskandmebaasi kantud kehtivate registrikaardiandmete alusel.

8. Notar kontrollib juriidilise isiku seadusjärgsel esindajal äri- ja ettevõtluskeelu puudumist Registrite ja Infosüsteemide Keskuse koduleheküljel peetavast äri- ja ettevõtluskeelu all olevate isikute nimekirjast.

9. Notar kontrollib kohtute registriosakondade keskandmebaasi andmete „Menetlusteave“ kaudu, kas notariaaltoimingut taotleva juriidilise isiku kohta on registriosakonnale esitatud kandeavaldusi. Kandeavalduste olemasolul kontrollib notar, kas kandeavaldused puudutavad notariaaltoimingu tegemist taotleva seadusjärgse esindaja esindusõigust.

10. Notaril on õigus keelduda ametitoimingu tegemisest, lükata ametitoimingu tegemine edasi kuni täiendavate andmete või dokumentide saamiseni või tõestamisseaduse § 12 lg 2 sätestatud juhul teha ametitoiming tõestamisseaduse § 12 lg 2 ja § 54 kohaselt, kui juriidilise isiku nimel ametitoimingu tegemist taotleva seadusjärgse esindaja andmed on kantud registrikaardile, kuid notarile on esitatud teave seadusjärgse esindaja tagasikutsumise kohta või ametitoimingu tegemist taotleva seadusjärgse esindaja tagasikutsumine nähtub kohtu registriosakonnale esitatud kandeavaldusest.

11. Kui juriidilise isiku nimel ametitoimingu tegemist taotleva seadusjärgse esindaja andmed ei ole kantud registrikaardile, kuid notarile on esitatud pädeva organi otsus selle isiku seadusjärgseks esindajaks valimise või nimetamise kohta, vormistab notar notariaalakti vaid siis, kui tal on võimalik veenduda pädeva organi otsuse ehtsuses ja asjaolus, et pädeva organi otsust ei ole pärast selle vastuvõtmist tühistatud ega muudetud. Eelkõige, kuid mitte ainult, on eeltoodud asjaolude tuvastamiseks ja kontrollimiseks otsuse teinud organi liikmete allkirjade õigsuse kinnitamine või organi otsuse tõestamine ning pädeva organi poolt uue seadusjärgse esindaja määramise otsuse tegemine vahetult enne uue seadusjärgse esindaja poolt taotletava ametitoimingu tegemist.

12. Kui kohtute registriosakondade keskandmebaasi andmetest nähtub, et juriidilise isiku nimel ametitoimingu tegemist taotleva seadusjärgse esindaja volituste seaduse kohaselt pikendamise kohta ei ole andmebaasi vastavat märkust tehtud, kuid esindaja andmed on kantud registrikaardile, juhib notar sellele osalejate tähelepanu. Kui esindaja kinnitab oma volituste kehtivust, võib notar ametitoimingu teha. Kohustust seda asjaolu notariaalaktis kajastada ei ole.

13. Kui notar teeb eelnimetatud päringud kohtute registriosakondade keskandmebaasi e-notari kaudu, loetakse käesolevas juhendis toodud kohustused täidetuks päringule vastuse saamisega.


Välisriigis välja antud dokumendid

14. Välisriigis välja antud volikirja alusel esindusõiguse tuvastamisel kontrollib notar, kas volikiri on tõestatud riigis, millega Eesti Vabariik on sõlminud vastastikuse õigusabi lepingu. Sellises riigis tõestatud volikirja vormi aktsepteerib notar ilma täiendava legaliseerimiseta või apostille’iga kinnitamiseta.

15. Notar kontrollib välisriigis välja antud volikirja kahtluse ja võimaluse korral Notarite Koja kodulehe siseosas viidatud kontaktide kaudu.

16. Volikirja, mis on tõestatud või kinnitatud riigis, millega Eesti Vabariik ei ole sõlminud vastastikuse õigusabi lepingut, alusel esindusõiguse tuvastamisel:

• kontrollib notar, kas vastav riik on kantud tõestamisseaduse § 57 lg 1 alusel justiitsministri poolt kehtestatud välisriikide ametiisikute loetellu, kelle poolt tõestatud volikiri on võrdne Eesti notari tõestatud volikirjaga (RTL, 14.12.2001, 132, 1921);

• kontrollib notar, kas vastav riik on avalike dokumentide legaliseerimise nõude tühistamise Haagi 1961.a. konventsiooni liige, kasutades selleks Eesti Vabariigi Välisministeeriumi internetilehel asuvat või seal viidatud teavet konventsiooni koduleheküljele http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41. Kui vastav riik on nimetatud konventsiooni liige, kontrollib notar, kas ametiisiku allkiri on varustatud Haagi 1961.a. konventsiooni nõuetele vastava apostille’iga;

• kui vastav riik ei ole Haagi 1961.a. konventsiooni liige, kontrollib notar, kas ametiisiku allkiri on legaliseeritud asukohariigi pädeva asutuse ning Eesti Vabariigi Välisministeeriumi poolt.

17. Kui välismaal registreeritud juriidilist isikut esindab seadusjärgne esindaja, kontrollib notar tema volitusi:

• juriidilise isiku asukohamaal välja antud registriväljavõtte alusel, millelt nähtub juriidilise isiku registreerimine ja seadusjärgsed esindajad, või

• juriidilise isiku asukohamaal välja antud registreerimistunnistuse, asutamis- või ühingulepingu, põhikirja või muu sarnase dokumendi alusel või juriidilise isiku pädeva organi otsuse alusel, millelt nähtub juriidilise isiku registreerimine ja millega on nimetatud juriidilise isiku seadusjärgsed esindajad;

• eeltoodud dokumentidele kohaldatakse vastavalt apostille’iga varustamise või legaliseerimise nõuet.